Conditions générales de vente

Article 1 - Généralités

Les modalités d’organisation de l’événement, notamment sa date d’ouverture, sa durée, l’emplacement où il se tiendra et le programme sont déterminés par l’organisateur et peuvent être modifiés à son initiative.

Dans le cas où l‘organisateur est contraint de constater que pour des raisons majeures, des motifs imprévisibles ou économiques, l’événement ne peut avoir lieu, les engagements de participation sont annulés et les sommes disponibles, après paiement des dépenses engagées sont réparties entre les exposants, au prorata des sommes versées par chacun d’eux.

En cas de menace pour la sécurité du public, l’exposant confie à l’organisateur le soin d’apprécier si l’événement doit être interrompu, évacué ou reporté et s’engage à ne pas lui en faire grief à posteriori.

L’organisateur peut décider d’annuler ou reporter l’événement pour des raisons liées à la sécurité et à la sureté des personnes ou s’il juge insuffisant le nombre d’exposants ou de Décideurs inscrits. En cas d’annulation l’exposant se voit alors restituer le montant des sommes versées.

L’exposant assume la totalité des risques liés à la non-réalisation ou au report éventuel de l’événement et notamment la charge exclusive des frais qu’il a engagés en prévision de sa participation à l’événement.

L’exposant est responsable, vis-à-vis de l’organisateur, de la non-observation du cahier des charges imposé par l’organisateur.

L’organisateur n’est pas responsable des rendez-vous non honorés par les Décideurs.

Article 2 - Conditions de participation

Un exposant ne peut que présenter des matériels, produits, procédés ou services de sa fabrication ou conception ou dont il est agent ou concessionnaire. Dans cette dernière hypothèse, il joint à sa demande de participation la liste des marques dont il se propose d’exposer ou de présenter les services.

L’organisateur peut, après examen, exclure des produits et/ou services ne lui paraissant pas correspondre à l’objet de l’événement ou admettre la présentation de produits et/ou services ne faisant pas partie de la nomenclature mais présentant un intérêt pour l’événement.

Les ventes comportant livraison immédiate et sur place à l’acheteur sont interdites.

En application des dispositions relatives aux manifestations autorisées, un exposant ne peut ni présenter des produits ou matériels non-conformes à la réglementation française, ni procéder à aucune publicité susceptible d’induire en erreur ou de constituer des actes de concurrence déloyale. De même un exposant ne peut présenter des appareils, des marchandises ou des sujets publicitaires d’une marque n’exposant pas à l’événement. Il ne peut non plus se recommander, par voie d’affichage, d’une chaine ou d’un groupement d’entreprises, d’une association, d’un syndicat, etc.

Les brochures, catalogues, imprimés ou objets de toute nature ne peuvent être distribués par les exposants que sur leur stand. Aucun prospect relatif à des produits, marques ou services non exposés ne peut être distribué sans l’autorisation écrite de l’organisateur.

La promotion à haute voix et le racolage, de quelque façon qu’ils soient pratiqués sont interdits. Les exposants ne doivent en aucun cas obstruer les allées ou empiéter sur celles-ci, sauf autorisation exceptionnelle, écrite et préalable de l’organisateur.

L’exposant s’interdit formellement de se livrer, à l’extérieur des lieux de l’événement, à des activités similaires à celles exercées dans l’enceinte de l’événement, pendant toute la durée de celui-ci.

Article 3 - Commande

Le bon de commande est réputé valide dès réception du document signé. Les conditions préférentielles (Early bird) dont vous bénéficiez au moment de la signature ne sont valables que si l’ordre est accompagné de l’acompte à la date indiquée. Le non-règlement de l’acompte et du solde avant opération peut entrainer l’annulation de facto du contrat sans autre avis de la part de la SPL Destination Les Sables d’Olonne et l’arrêt des prestations engagées. Le non-respect des conditions de remises peut entrainer une régularisation du tarif.

L’organisateur n’est pas tenu de motiver les décisions qu’il prend quant aux demandes de participation.

En cas de refus de la participation, les sommes versées par la personne ayant présenté la demande de participation lui sont remboursées.

Article 4 - Cession / sous-location

Sauf autorisation écrite et préalable de l’organisateur, un exposant ne peut céder, sous-louer ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de l’emplacement qui lui a été attribué par l’organisateur.

Article 5 - Répartition des stands

L’organisateur établit le plan des stands et effectue la répartition des emplacements librement, en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par l’exposant, de la nature des produits et/ou services qu’il présente, de la disposition du stand qu’il propose d’installer ainsi que, si nécessaire, de la date d’enregistrement de la demande de participation et de l’ancienneté de l’exposant.

Pour tenir compte des contingences d’organisation de l’événement, l’organisateur peut modifier l’emplacement initialement prévu, ou l’importance et la disposition des surfaces demandées par l’exposant. Cette modification n’autorise pas l’exposant à résilier unilatéralement son contrat de participation.

L’emplacement du stand attribué à un exposant lui est communiqué au moyen d’un plan. Ce plan donne des cotes aussi précises que possible du stand. Lorsque cela est possible, il appartient à l’exposant de s’assurer de la conformité du plan avant l’aménagement de son stand.

Le plan indique le découpage général des ilots environnant l’emplacement attribué.

Ces indications, valables à la date d’établissement du plan, sont données à titre d’information et sont susceptibles de modifications qui peuvent ne pas être portées à la connaissance de l’exposant.

Toute réclamation concernant l’emplacement défini par le plan doit être présentée par écrit sous huit jours à l’organisateur. Passé ce délai, l’emplacement proposé est considéré comme accepté par l’exposant.

L’organisateur ne peut en aucun cas réserver un emplacement, ni garantir celui-ci d’une cession sur l’autre. De plus, la participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de l’exposant aucun droit à un emplacement déterminé et ne lui confère aucune priorité dans l’attribution des emplacements.

Article 6 - Installation et décoration des stands

L’installation des stands est conçue selon le plan général établi par l’organisateur. La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants et sous leur responsabilité. Elle doit respecter les règlements de sécurité édictés par les pouvoirs publics ainsi que le plan général de décoration et la signalétique arrêtés par l’organisateur. L’exposant fait ses meilleurs efforts pour que les produits et/ou services exposés ainsi que les éléments composant la décoration de son stand prennent en compte les enjeux environnementaux et éthiques et appliquent les standards sociaux.

L’organisateur détermine les modalités d’affichage.

L’organisateur détermine de même les conditions dans lesquelles les prises de vues ou de son sont autorisées dans l’enceinte de l’évènement.

L’organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l’aspect général de l’événement ou gêneraient la visibilité des voisins, ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis à son agrément.

Article 7 - Contact avec le public

Les exposants et leur personnel doivent adopter une tenue correcte et se comporter avec une parfaire correction envers toute personne : visiteurs, Décideurs, autres exposants, organisateurs, gardiens, hôtesse ou tout autre prestataire.

Article 8 - Montage et démontage

L’organisateur détermine le calendrier du montage et de l’installation des stands avant l’ouverture de l’événement. Il détermine également le calendrier du démontage des stands, de l’enlèvement du matériel, des matériaux et des produits ainsi que les délais de remise en ordre à l’issue de l’événement. S’agissant du point particulier du démontage, de l’enlèvement et de la remise en ordre, l’organisateur peut procéder, aux frais et aux risques de l’exposant, aux opérations qui n’ont pas été réalisées par le participant dans les délais fixés par l’organisateur.

Le non-respect par un exposant de la date limite d’occupation des emplacements autorise l’organisateur à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages-intérêts.

Article 9 - Marchandises

Chaque exposant pourvoit lui-même au transport et à la réception des colis et marchandises qui lui sont destinés ainsi que la reconnaissance de leur contenu. Si l’exposant n’est pas présent pour recevoir ces colis et marchandises, l’organisateur peut les refuser sans que l’exposant ne puisse prétendre à réparation d’un quelconque préjudice. Il est tenu de se conformer aux instructions de l’organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises, notamment pour ce qui concerne la circulation des véhicules dans l’enceinte de l’événement.

Les produits et matériels apportés pour la tenue de l’événement ne peuvent, sous quelque prétexte que ce soit, en sortir pendant sa durée.

Article 10 - Nettoyage

Le nettoyage de chaque stand est effectué dans les conditions et délais indiqués par l'organisateur aux exposants. Ainsi la tenue du stand doit demeurer impeccable tout au long de l'événement, et à l'exception des stands packagés, le nettoyage est à la charge de l'exposant et doit être fait chaque jour et achevé pour l'ouverture de l'événement au visiteurs.

Article 11 - Remise en état 

L'organisateur décline toute responsabilité concernant les installation édifiées par les exposants. Les exposants prennent les emplacements dans l'état où ils les trouvent et doivent les laisser dans le même état à l'issue de l'événement, tous frais engagés par l'exposant ou par l'organisateur pour la remise en état de l'emplacement étant à la charge de l'exposant. Toute détérioration, notamment des locaux et installation dans lesquels se tient l'événement, causée par un exposant ou par ses installations, matériels ou marchandises est à la charge de cet exposant.

Article 12 - Conditions et moyens de réglement 

Le salon Eau Energie & Déchets est un salon professionnel. A ce titre, la réservation d'un stand implique le versement d'un acompte à la signature du bon de commande représentant 50 % du montant total ttc de la commande. le solde doit être réglé au plus tard le 20 mars 2025. Pour les stands du salon Eau Energie & Déchetscommandés après le 20 mars 2025, la totalité du réglement doit être effectué à la réservation.

• Réglement en une fois : Réglement total du montant TTC du bon de commande;
• Réglement en deux fois : Acompte de 50% du montant total TTC à la commande et réglement du solde 60 jours avant l'événement, soit le 20 mars 2025.
• Réglement par chèque, virement ou carte bancaire.

En cas de retard de réglement, une pénalité égale à 3 fois le taux d'intérêt légal sera exigible (Art. L 441-6, alinéa 12 du Code du Commerce). Pour tout professionnel, en sus des indemnités de retard, toute somme, y compris l’acompte, non payé à sa date d’exigibilité produira de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros due au titre des frais de recouvrement (Art. 441-6, I al. 12 du Code de Commerce et D 441-5 ibidem).

Article 13 - Annulation

Toute annulation doit être signalée par courrier recommandé avec AR au plus tard 14 jours après la date de signature du bon de commande. Passé le délai de 14 jours, les sommes versées et/ou restant dues partiellement ou totalement, au titre du contrat sont acquises à l’organisateur, même en cas de relocation à un autre participant.

Article 14 - Retard de paiement

Les factures sont dues aux échéances stipulées avec une tolérance de 30 jours. A défaut pour le client de procéder au règlement du prix aux exactes échéances, la SPL Destination Les Sables d’Olonne se réserve le droit de résilier de plein droit le contrat, de ne pas délivrer les prestations contractées et de conserver les sommes déjà versées par le client à titre de clause pénale.

Article 15 - Collecte et traitement des données personnelles

L’exposant est informé du fait que les informations à caractère personnel communiquées via l’un des formulaires présents sur le site de l’événement ou à travers le présent contrat de participation font l’objet d’un traitement informatique par la SPL Destination les Sables d’Olonne destiné à la bonne exécution du contrat et notamment la parfaite information de l’exposant et l’envoi des documents qui faciliteront sa visite, la gestion de sa participation, son référencement sur les supports de communication de l’événement, son accès à l’événement et son bon déroulement.

Ces informations permettent également à la SPL Destination Les Sables d’Olonne d’établir des statistiques sur la fréquentation de l’événement afin de pouvoir répondre au plus près des intérêts des participants au fil des éditions.

L’exposant est également informé que ses données dont l’objet d’un traitement informatique pour la planification de ses rendez-vous d’affaires avec les visiteurs via la plateforme de l’événement

L’exposant est également informé que, sauf opposition de sa part, via le lien de désinscription présent dans les courriels de la SPL Destination Les Sables d’Olonne ou par courrier à l’dresse ci-dessous, il pourra être amené à recevoir des invitations, des offres et des informations concernant l’actualité des autres produits et salons de la SPL Destination Les Sables d’Olonne.

La SPL Destination Les Sables d’Olonne a formalisé les droits et obligations des clients et bénéficiaires au regard du traitement de leurs données à caractère personnel au sein d’un document appelé Politique de confidentialité ou RGPD, accessible à l’adresse suivante : https://www.lessablesdolonne-tourisme.com:pratiques:politique-de-protection-des-données-personnelles et sur demande auprès de la SPL Destination Les Sables d’Olonne.

En application de la règlementation applicable en matière de données à caractère personnel, chaque utilisateur dispose d’un droit d’interrogation, d’accès, de modification, d’opposition et de rectification, pour des motifs légitimes, à la collecte et au traitement de ses données à caractère personnel. Il est possible de demander que ces données soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées.

Ces droits peuvent être exercés en écrivant un courrier signé au délégué à la protection des données, Jimmy Bertrand, à l’adresse j.bertrand@otls.fr en joignant à votre demande une copie de votre pièce d’identité.

À tout moment, le Client peut introduire une réclamation auprès de la CNIL selon les modalités indiquées sur son site Internet (https://www.cnil/fr).

Article 17 - Catalogue et diffusion des renseignements fournis par les exposants

Après le 20 avril, aucun changement de quelque nature que ce soit ne pourra être apporté aux documents de communication de l’événement.

Les exposants autorisent l’organisateur à publier, sous forme numérique ou imprimée, les renseignements fournis sur le site internet de l’événement, dans le catalogue des exposants et sur tout autre support de communication concernant l’événement (guides, plans).

Les exposants autorisent également l’organisateur à publier sur ses supports de communication les photographies de l’événement sur lesquelles ils sont susceptibles d’apparaitre.

L’organisateur est seul titulaire de ses droits de publication et de vente du catalogue des exposants, ainsi que des droits se rapportant à la publicité contenue dans ce catalogue. Il peut concéder tout ou partie de ces droits.

Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue sont fournis par les exposants sous leur responsabilité. L’organisateur ne peut être tenu responsable des omissions ou des erreurs de reproduction, de composition ou autres, qui peuvent se produire.

L’organisateur se réserve le droit de modifier, supprimer ou grouper les inscriptions chaque fois qu’il le jugera utile, ainsi que de refuser ou modifier les textes d‘annonces payantes qui seraient de nature à nuire aux autres exposants.

Article 18 - Accès à l’événement

Seuls les laissez-passer, les cartes d’invitation et les badges d’entrée délivrés par l’organisateur peuvent donner accès à l’événement.

La distribution, la reproduction ou la vente par un exposant en vue d’en tirer profit, de titres d’accès émis par l’organisateur est interdites et passibles de poursuites judiciaires.

L’organisateur se réserve le droit d’interdire l’accès ou de faire expulser toute personne, dont la présence ou le comportement seraient préjudiciable ou de nature à porter atteinte aux intérêts protégés des participants ou à l’éthique des affaires, à la sécurité, la tranquillité ou l’image de l’événement, ou à l’intégrité des différents sites.

Article 19 - Modification des conditions générales

L’organisateur se réserve le droit de statuer sur tous les cas non prévus aux présentes et d’apporter à celles-ci toutes les modifications ou adjonctions nécessaires qui deviennent immédiatement exécutoires.